Как получить свои деньги. Основы документооборота для начинающих предпринимателей

Хотите стать «частником»? Имейте ввиду: возня с документами отнимает у предпринимателей немало времени.

Об основах документооборота рассказывает водитель Алексей Гатилов.

Хочу рассказать о том, что такое документооборот и о том, как перевозчики получают деньги за выполненный заказ. Опытным предпринимателям этот рассказ вряд ли пригодится, но тем, кто только собирается купить свой грузовик и начать работать на себя, он может быть полезен.

Сперва вам необходимо зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя. Ничего сложного в этом нет: вы приходите в налоговую, заполняете анкету и выбираете сферы деятельности, которыми будете заниматься. Вас регистрируют, и вы получите полный пакет документов индивидуального предпринимателя. Первым делом с этим пакетом вам нужно пойти и изготовить печать.

А затем нужно отправиться в банк и открыть расчетный счет. Это тот счет, на который фирмы-заказчики будут отправлять вам деньги. Сегодня практически все переводы осуществляются по безналу. Наличка встречается исключительно редко. В 2018 году оборот наличных средств в России стал ниже, чем безналичный оборот, то есть даже граждане чаще пользуются картами, чем наличкой – чего уж говорить о бизнесе.

В том же банке следует получить пластиковую карту, на которую можно будет переводить деньги с расчетного счета. Банков много, условия у всех разные, некоторые банки регулярно проводят различные акции, чтобы привлечь предпринимателей. Чтобы выбрать оптимальное предложение, нужно потратить время и изучить условия банков, действующих в вашем регионе.

Я часто сталкиваюсь с тем, что мои постоянные партнёры меняют банки. Иногда мне приходит оплата от банка, которого я вообще не знаю. А потом вспоминаю, что несколько дней назад слышал рекламу этого банка по радио с объявлением об акции с выгодными условиями для ИП. Поэтому за предложениями разных банков обязательно нужно следить.

Расчетный счет открывается довольно быстро, обычно в течении одного, максимум двух рабочих дней.

Когда счет открыт, нужно искать работу. Я в своё время начинал с того, что обзванивал разные предприятия и заводы. Работал я тогда на шаланде, и звонил буквально всем подряд. АТИ тогда еще не было, а сейчас с этим проще.

Регистрируемся на АТИ (для этого придётся ввести данные автомобиля и ИП) и предлагаем свои услуги, а также ищем заказы на интересующих вас направлениях. Нашли интересный заказ? Созванивайтесь с клиентом. Заказчиком перевозки, как правило, выступает транспортная компания: производители и другие грузоотправители напрямую работают редко. Компания высылает вам заявку, вы её подтверждаете, скидываете все свои данные и заключаете договор.

Сделать это можно с помощью принтера и сканера. Вы распечатываете договор, ставите свою подпись и отправляете скан в транспортную компанию, тем самым подтверждая, что документ подписан.

После подтверждения заявки и заключения договора можно приступать к выполнению заказа. В нужное время вы забираете груз и перевозите его из пункта А в пункт Б. Вместе с грузом идут сопроводительные документы – транспортные и товарно-транспортные накладные, путевые листы. Это – ваша гарантия получения денег. В них прописывается факт получения груза водителем и его приёмки грузополучателем. Чтобы получить деньги, необходимо отправить заказчику накладную с подписью и печатью грузополучателя.

Итак: заказ выполнен, в документах указана дата приёмки, подпись принявшего груз лица и печать (в редких случаях обходятся без неё). Теперь нужно заполнить акт о выполненных работах (его шаблон можно найти в интернете) и выставить счет транспортной компании на заранее согласованную сумму.

Акт о выполненных работах следует отправить заказчику. Я делаю сканы и отправляю их по электронке, а оригиналы документов упаковываю в конверт и отсылаю почтой, либо – если есть возможность – отвожу в офис компании-заказчика лично.

Зачем? Дело в том, что компании определяют разные сроки оплаты. В среднем это 7-10 банковских дней. Банковские дни – это будние, рабочие дни, то есть с учетом выходных – 2 недели. Сколько будут идти документы почтой? Всегда по-разному: могут дойти за 3 дня, а могут и за 14. Кроме того, они могут несколько дней лежать в почтовом отделении – если, к примеру, сотрудник компании ходит на почту раз в неделю или две. Сложим все возможные задержки и получим внушительный срок. 

Я работаю по Санкт-Петербургу и Ленобласти, почти все мои заказчики – местные компании, поэтому когда есть возможность, я сам отвожу им документы, чтобы избежать задержек.

Когда документы доходят до транспортной компании, она отправляет деньги на ваш расчетный счет. Некоторые компании используют различные серые схемы и подставные фирмы, мы называем их «помойкой». Через «помойку» деньги могут идти несколько дней, а если заказчик работает по-белому и отправляет деньги напрямую, то обычно они приходят в тот же день. Если у отправителя и получателя один банк, то перевод будет еще быстрее. 

Поэтому иной раз задумываешься, с местным банком работать или с большим, из первой тройки?

Деньги поступили на расчетный счет. Наконец их можно вывести на карту с помощью интернет-банка и обналичить! Но не забывайте, что вы – предприниматель. Каждый квартал вы должны платить налоги и делать отчисления в пенсионный фонд, а раз в год нужно сдавать отчет в ФНС. В подготовке отчетности нет ничего сложного, но когда вы будете заниматься ей в первый раз, придётся в это дело вникнуть.

* * *

Стоит как следует подумать: сможете ли вы сами справляться с таким объемом задач? Искать заказы, выполнять их, обслуживать технику и при этом вести какую-никакую, но минимальную бухгалтерию. Я нашел свой выход из этой ситуации – бухгалтерией у меня занимается жена. Я вожу грузы и ремонтирую грузовик, а она оформляет документы, отслеживает поступление денег и готовит отчетность.

Я работаю по городу и за неделю могу выполнить и 10, и 15 заказов. Все зависит от того, как плотно я работал, и все эти заказы нужно оформить, а затем проследить, чтобы оплаты по ним вовремя пришли. Если деньги не поступили в срок, на заказчика нужно надавить. По-хорошему, конечно, нужен человек, который будет всем этим заниматься.

Можно найти транспортную компанию и заключить договор; вы будете числиться в ней как водитель со своей машиной, а компания возьмет на себя весь документооборот. Но она будет удерживать часть заработка и диктовать свои условия.

Некоторые водители собираются втроём или впятером и нанимают одного бухгалтера, который ведёт их документооборот.

А можно поступить как я и найти человека, который вам будет помогать. Жена, подруга или теща на худой конец. Возьмите тёщу и скажите ей – сделай, ***, для меня хоть что-то полезное!